Guia do administrador e da portaria

01 Visão geral do sistema

O Condo Sync é um aplicativo para celular/tablet Android que organiza o recebimento de encomendas e a comunicação interna do condomínio. Existe um único aplicativo, usado por três papéis: Administrador, Portaria e Morador. O que muda é o perfil com o qual cada pessoa entra.

O porteiro registra a encomenda que chega, o morador é avisado na hora e a retirada é liberada somente após a leitura do QR Code e a conferência do CPF. Tudo fica gravado na nuvem: quem registrou, quem retirou e quando.

• Onde ficam os dados? Na nuvem do Google (Firestore). Nada fica só no aparelho da guarita.
• Precisa de internet? Sim, para registrar e validar. O aplicativo também tem um modo de demonstração com dados fictícios (usado apenas em testes).
• Quem paga? O condomínio, por meio de uma assinatura (plano Basic ou Gold). Moradores e porteiros não pagam nada.

02 Perfis e o que cada um pode

Na prática existem três perfis, com uma particularidade: o Administrador é um porteiro com poderes extras. Ele vê as mesmas telas da portaria e ainda administra a equipe e a assinatura.

Ao abrir o aplicativo, aparece o seletor de perfis com os papéis configurados naquele aparelho (por exemplo: “Portaria” e o perfil pessoal de cada morador que usa o mesmo celular). Basta tocar no perfil desejado.

03 Instalação do aplicativo

1. Instale o app no celular ou tablet (Android). O mesmo aplicativo serve para os três perfis.
2. Na primeira abertura, o sistema pede permissão de câmera (para ler QR Codes) e notificações (para avisar o morador). Aceite as duas.
3. Mantenha a internet ligada e, se possível, atualize o aplicativo sempre que houver versão nova.

04 Primeiro acesso: criar a conta do condomínio

Quem instala o sistema no condomínio é o administrador (síndico, subsíndico ou administradora). Na tela de login, toque em “Criar conta” e escolha o tipo Administrador.

4.1 Cadastro do administrador

1. Preencha os dados: nome, telefone com DDD, CPF, endereço do condomínio, CEP e número.
2. Crie um PIN de 4 a 6 dígitos (o PIN da Portaria). Ele será exigido sempre que alguém for usar o perfil de administrador ou porteiro neste aparelho.
3. O aplicativo gera a credencial digital segura dentro do próprio aparelho e registra o condomínio na nuvem.
4. Na sequência, o sistema exibe uma única vez o código do condomínio e um lote de códigos de recuperação (8 códigos). Anote e guarde esse lote em local seguro: é o recurso para recuperar o acesso se o PIN for esquecido.

4.2 Cadastro do morador (primeira etapa)

O morador também toca em “Criar conta”, mas escolhe o tipo Morador, informando: CEP e número do condomínio, nome, telefone, número do apartamento e CPF. A conta dele é criada como “aguardando validação” — ele só passa a usar depois que a portaria o ativar com um código (próxima seção).

05 Ativar morador ou porteiro com código

A validação de quem pode usar o sistema do condomínio é feita pela própria portaria. Funciona assim: o CPF identifica a pessoa e o código de ativação autoriza.

5.1 Gerar o código de ativação

1. Abra a lista de Moradores (ou de Porteiros, somente administrador) e toque na pessoa que está aguardando validação.
2. Toque em “Gerar código de ativação”. A portaria só consegue gerar o código para contas já cadastradas (o morador precisa ter criado a conta antes — seção 4.2).
3. O aplicativo gera um código de 6 dígitos válido por 15 minutos. O morador recebe ainda uma notificação avisando que o código foi gerado.
4. Informe o código ao morador por telefone, WhatsApp ou presencialmente — nunca o publique em grupos abertos.

5.2 O morador digita o código

1. No app do morador, ele toca em “Ativar credencial” (a tela também aparece ao tentar entrar com conta não validada).
2. Informa CPF, CEP e número do condomínio e o código de 6 dígitos.
3. Pronto: a conta é ativada e ele já entra no aplicativo. Se o morador trocar de celular, o processo se repete (a ativação nova revoga o aparelho antigo automaticamente).

06 Login, PIN e troca de turno

6.1 Como entrar

1. Ao abrir o aplicativo, aparece o seletor de perfis (Portaria, Administrador, Morador…). Toque no perfil da portaria ou do administrador.
2. O sistema pede o PIN. Digite e toque em confirmar.
3. Você entra direto na tela inicial (seção 7).

Se o PIN ainda não foi definido (por exemplo, logo após a ativação), o aplicativo obriga a criar um antes de entrar. O PIN tem de 4 a 6 dígitos e não pode ser trivial (como 1111 ou 123456). Se errar o PIN, o sistema apenas informa “PIN incorreto. Tente novamente.” e mantém a tela aberta.

6.2 O que acontece “por baixo” (sem você perceber)

• O PIN nunca sai do aparelho — ele protege, com criptografia, a credencial digital gravada no celular. Nem a equipe do Condo Sync consegue vê-lo.
• A cada acesso, o aplicativo conversa com o servidor usando assinatura digital (o servidor “desafia” e o aparelho prova que é o dono da credencial).
• A sessão expira sozinha a cada 30 minutos e se renova automaticamente enquanto você usa. Se algo estiver errado (por exemplo, o aparelho foi revogado), o aplicativo volta para a tela de perfis.

6.3 Encerrar turno (portaria e administrador)

O perfil da guarita é usado por várias pessoas no mesmo aparelho. Por isso, ao terminar o turno, abra o menu (ícone de três linhas) e toque em “Encerrar turno”: a sessão é encerrada no servidor e o aplicativo volta ao seletor de perfis, onde o próximo porteiro entra com o PIN dele. Não é suficiente apenas bloquear a tela do aparelho.

07 A tela inicial da portaria

Ao entrar, o porteiro vê um painel resumido com:

• Totais de encomendas (pendentes e retiradas);
• Últimas encomendas pendentes, agrupadas por morador — se o morador tem 3 pacotes esperando, aparece uma linha só, com o total;
• Atalhos na barra inferior: Nova Encomenda · Moradores · Todas Encomendas · Scanner.

Puxe a lista para baixo para atualizar. No menu (três linhas, no canto superior) ficam as demais opções:

08 Encomendas: do registro à retirada

Esta é a rotina principal da portaria. Ela tem três momentos: registrar a chegada, avisar o morador (automático) e liberar a retirada com QR Code + CPF. Uma encomenda tem apenas dois estados: Pendente (aguardando retirada) e Retirada.

8.1 Registrar a chegada da encomenda

1. Toque em “Nova encomenda” (atalho da barra inferior ou botão na tela inicial).
2. Busque o morador pelo nome e toque nele.
3. Confirme. O registro é criado na hora com nome do morador, apartamento e horário — e o morador recebe a notificação “Chegou uma entrega para você!”, que abre direto na lista de encomendas dele.

Não existem campos de remetente, descrição ou tamanho: o modelo é propositalmente simples. Se o condomínio quiser mais detalhes, eles podem ser anotados fora do sistema — a função do app é o controle de quem recebeu e de quem retirou.

Para acompanhar, use “Todas encomendas”: a tela permite buscar pelo morador e filtrar por situação, e a tela inicial já mostra as pendentes agrupadas por morador (uma linha por morador, com a quantidade de pacotes). Toque na linha para ver o detalhe agrupado — é ali que a retirada acontece.

8.2 Retirada: QR Code + CPF (retirada múltipla)

Toda retirada é feita pela “Retirada de Encomendas” — não existe retirada individual. A tela é aberta de dois jeitos:

1. Pelo QR Code do morador: toque no atalho Scanner e aponte para o QR Code que o morador mostra no app dele. O sistema identifica o morador e abre a retirada com todas as pendentes dele.
2. Pela lista: em “Todas encomendas” ou na tela inicial, toque na linha do morador e depois em retirar.

Na tela de retirada:

1. Marque as encomendas que estão sendo retiradas (uma ou várias — o morador pode levar tudo de uma vez).
2. Digite o CPF do morador (ou de um morador do mesmo apartamento). O CPF é obrigatório e conferido pelo sistema.
3. Confirme. Todas as encomendas marcadas passam para Retirada no mesmo instante, e o morador recebe a notificação “Encomenda retirada — Você retirou N encomenda(s)”.

8.3 QR Code do visitante

Quando outra pessoa vai buscar a encomenda (parente, vizinho, funcionário), o morador gera um QR de visitante pelo próprio app — recurso disponível em qualquer plano:

1. No app do morador, toque no botão de gerar QR de visitante.
2. Informe o nome do visitante e um documento (CPF ou RG).
3. O QR gerado vale 10 minutos e pode ser usado uma única vez.
4. Na portaria, toque em Scanner e leia o QR do visitante. O sistema mostra os dados (visitante, documento, morador e apartamento) antes de confirmar.
5. Confirme a identificação e prossiga: o código é consumido no ato. A retirada das encomendas continua exigindo o CPF na tela de retirada, com a autorização da portaria.

09 Moradores e porteiros

9.1 Moradores

O atalho “Moradores” abre a lista com busca por nome e filtros (Todos / Ativos / Inativos). Tocar em um morador abre o detalhe, onde a portaria pode:

• Editar dados: nome, telefone e apartamento (o CPF é somente leitura);
• Ativar ou inativar o morador (inativo não entra no app e não retira encomendas);
• Gerar código de ativação (seção 5);
• Ver as encomendas do morador.

9.2 Porteiros (somente administrador)

No menu, o administrador acessa “Porteiros” e vê a equipe. Ali ele pode:

• Cadastrar um novo porteiro (nome, telefone, CPF e o tipo: Porteiro ou Administrador). Depois de cadastrado, o novo porteiro precisa do código de ativação gerado pelo administrador para começar a usar.
• Editar e promover/rebaixar: um porteiro pode virar administrador (e vice-versa) na própria edição.
• Gerar código de ativação para o aparelho novo de um porteiro.

10 Ocorrências e livro da portaria Gold

Recurso do plano Gold. A tela “Ocorrências” tem duas abas:

• Ocorrências: reclamações e registros dos moradores (barulho, segurança, infraestrutura, veículos, outros), com acompanhamento de status;
• Livro da portaria: o “livro de ocorrências” físico da guarita, agora digital, para registros internos da própria portaria.

10.1 Ocorrências dos moradores

• Abertura: o morador toca em “Nova ocorrência”, escolhe a categoria e escreve até 1.000 caracteres; a foto é opcional. Ao abrir, a portaria (todos os porteiros) recebe uma notificação.
• Categorias: Barulho · Segurança · Infraestrutura · Veículo · Outros (sugestões de uso para cada uma).
• Acompanhamento: a portaria abre a ocorrência, registra ações e altera o status conforme o andamento. A cada mudança de status, o morador é notificado no app.

10.2 Livro da portaria

Registro simples e cronológico (categoria + descrição), sem status e sem notificação ao morador — como um livro físico, mas digital e organizado. Ideal para anotar fatos do turno: visitas, chaves, avisos recebidos, ocorrências internas.

11 Avisos para todos os moradores Gold

Recurso do plano Gold, disponível para portaria e administrador no menu “Notificar moradores”. Serve para comunicados gerais — manutenção programada, vazamento, reunião de condomínio, feriado, achados e perdidos:

1. Toque em “Notificar moradores” no menu.
2. Escreva o título (até 60 caracteres) e a mensagem (até 300 caracteres).
3. Toque em Enviar. A mensagem é entregue por push para todos os moradores ativos com o aplicativo instalado.

Lembrete: além desses avisos manuais, o sistema já envia notificações automáticas ao morador — quando uma encomenda chega, quando ele retira, quando o status de uma ocorrência muda, quando o código de ativação dele é gerado e quando um novo aparelho é vinculado à conta dele.

12 Aparelhos vinculados e segurança

Cada pessoa usa o sistema por meio de uma credencial digital criada dentro do aparelho dela. A tela “Dispositivos” (menu) mostra esses aparelhos:

• Portaria e administrador: veem todos os aparelhos do condomínio (credenciais da portaria e dos moradores).
• Morador: vê apenas os aparelhos da própria conta.

Na tela de dispositivos é possível revogar um aparelho. O efeito é imediato no servidor: na próxima ação (ou na próxima renovação de sessão), aquele aparelho perde o acesso. Revogue sempre que um aparelho for perdido, roubado, vendido ou emprestado a alguém que não deve mais usar.

12.1 Boas práticas da guarita

• Encerre o turno ao sair (seção 6.3) — não deixe o perfil da portaria aberto;
• Não compartilhe o PIN nem o anote no balcão;
• Guardar o lote de códigos de recuperação em local seguro (não dentro do aparelho da portaria);
• Revogue aparelhos antigos de porteiros que saíram da equipe;
• Não instale aplicativos desconhecidos no aparelho da guarita.

13 Planos e assinatura

O condomínio funciona com uma única assinatura — não é cobrança por morador nem por porteiro. A assinatura é feita pelo administrador, dentro do próprio aplicativo (compra processada pela Google Play), e o período de teste é de 7 dias.

13.1 Onde o administrador acompanha

No menu, “Meu Plano” mostra: plano atual, dias restantes do teste, data de expiração, recursos liberados e o botão de renovar/assinar. É também onde o administrador troca do Basic para o Gold quando o condomínio quiser liberar ocorrências e avisos em massa.

13.2 O que acontece quando o plano expira (ou é cancelado)

1. A expiração é verificada automaticamente, a cada acesso — não depende de ninguém “rodar um processo”.
2. Com o plano vencido, o condomínio entra em estado inativo (o mesmo de quando foi criado): moradores e portaria são bloqueados na hora de entrar ou renovar a sessão.
3. O administrador continua tendo acesso — justamente para renovar a assinatura em “Meu Plano”.
4. Ao assinar novamente, o condomínio volta a ficar ativo e todos os acessos são liberados.

14 Problemas frequentes